如何组织高效率会议.ppt

1、如何组织高效率会议,权威统计：,在我国，一个单位的领导一年有80%的时间在开会（约40%参加上级部门的会议，40%参加本部门会议）；我国每天召开的会议约240万个；全国每年会议经费达35亿元！,会议的组成部分：,前段：会前准备工作 要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。 1、会议召集人的会前工作清单 2、与会者的会前准备工作,中段：议事过程 是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。 开会参考流程,末段：会后追踪 会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简

2、报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。 会中分派工作一览表,GO,会议召集人的会前准备工作清单：,开会目标是否清楚；决定与会者名单；决定与会者的参与程度；决定由谁来担任会议主席与会议记录者；决定会议时间、会议长度、地点；准备好会议所需辅助设备；决定哪些与会者该做简报与何时做；暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者；分发开会通知。,与会者的会前准备工作：,基本的工作就是对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者；会前了解自己在会议中发挥的作用，若在会前还不知道自己负责的议题或职责范围，应及时向组织者询问。 给与会者的几个建议,给与会者的几个建议：,1、发言

3、内容要有组织2、适时发言3、一次只讨论一个要点4、口齿清晰、陈述有力5、让证据说话6、仔细倾听他人讨论7、避免不当的肢体语言,会议目标：,会议中所要解决什么问题，以及对会议中讨论的议题所期望能达到的最好效果，既问题在会议中期望被解决的程度。,会议时间、长度及地点：,若非紧急会议，早上9点钟到十点半钟，下午2点半钟到3点半钟是最佳开会时间，此段时间是一天中精神状态最好、工作状态最佳的时段；除非有必要，一般会议尽量不超过一小时；会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇的地方，否则很容易分散与会者的注意力。,会议主席（主持人）：,一个重视议事效率的主席对于应付会中的临时状况，应要有两把刷子，控制讨论方向

4、不致离题，到刺激与会者进行批判性思考，都有赖于主席的经验与智慧，主席应时时打开其“第三只耳朵”。 会议主席的几大职责,主席的几大职责：,1、营造和谐的气氛；2、控制讨论方向，使会议照议程进行；3、正确总结各段落或议题的讨论内容；4、引导发言者解释令人困惑的发言；,5、尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的情况；6、减少与议题无关的争辩与讨论；,会议记录的组织与整理：,标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；使用简短的文字，明述与会者的讨论重点；工作分派情形及完成日期记录无误；,会议记录的内容：,讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦的向与会者确认每个结论无误）；有哪些证

5、据支持此议案通过，及反对意见为何；分派工作的详细情形，及完成日期。,会议记录者的职责：,及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚；适时做总结，协助讨论进行；向各与会者确认各议案的排序是否无误。,给会议记录的几点建议：,1、重要的会议应录音下来，从而使整理会议时有据可循；2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真；5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度；6、会议记录者应与

6、主席共同修正会议记录错误的部分；7、将整理好的会议记录分发给各与会者。,会议的议程设计：,好的议程设计有助于讨论上轨道，也就是在预定的时间内讨论各相关议案细节；好的议程设计也可避免讨论离题，有系统地帮助与会者一步步达到目标；会前应把会议议程表分发给各与会者，并且在议程表里明确各议题所预计使用的时间，供主席及与会者遵循；议程表最好有固定格式的表格，以避免在设计议程时遗漏须考虑到的事项。会议议程表范例,开会通知：,开会通知应包括请他开会的理由、该准备哪些材料及会议召集人所期望的会议目标。注：通知时除口头通知外最好附上书面通知，毕竟白纸黑字比口头邀请来的正式。 （会议通知范例）,会议参考流程：,导言： 主席开场白讨论过程：理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。1、找出并分析问题的原因：分别是（1）（2）（3） （主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。2、商讨并列出可能的对策：分别是（1）（2）（3） （主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。3、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，并达成决议、确定对策（1）（2）（3） 结论： 1、请会