1、浅谈 HSE 档案资料的建立和管理摘要:对中国石化河南石油分公司 HSE 管理体系在建立实施过程中产生的档案资料,就其建立和管理工作进行了介绍,并就 HSE 管理体系与一些传统管理方式产生的档案资料的相互渗透和融合问题进行了探讨。关键词:HSE 管理体系档案资料建立管理安全、环境与健康(HSE)管理体系是国际石油石化行业通用的管理方法,也是切实落实安全生产责任制,推行风险管理,清洁生产,保护员工身体健康的具体体现。在建立、实施HSE 管理体系过程中产生了大量档案资料,而且涵盖了成品油收发存、销售各环节中产生的诸多记录和文件,而这些档案资料的建立和管理也和新建立的 HSE 体系一样,存在一个探索
2、和完善的过程。1目前 HSE 档案资料管理的现状HSE 体系正式实施后,大量的资料、记录要收入档案室。首要的问题是什么记录保存?什么记录不保存?例如:各单位危害识别小组每年都要进行 HSE 危害识别,风险评估清单要不要保存,若要保存又如何存档,是所有的识别清单都保存,还是只保存重大风险清单?重叠性文件怎么办?例如,上级单位检查组每次来检查的方法不一样,有的对照 HSE 体系手册、程序文件查资料;有的仍查传统的规章制度、检查标准。被检查单位势必准备两套档案资料,供各检查组查阅,然而给档案资料的分类保存带来了一定困难。这在 HSE 体系建立与实施的初期,相关档案资料的建立和管理的初期是不奇怪的。但
3、是,由于档案资料建立和管理的连续性和累积性。在其初期必须有一个好的开头打下好的基础,不然势必出现头重脚轻、虎头蛇尾的现象,形成错误模式和习惯后,再改就难了。然而,在体系实施成熟期未到来之前,又很难有一个完善的归档和管理办法,特别是在集团公司、销售事业部没有下达具体的、统一的 HSE 档案管理标准之前,还要根据通常的建档管理规律和 HSE 档案的特点,探索适合自身经营发展需要的档案管理方法,为建立档案资料的规范化管理打好基础,更好地为 HSE 管理体系的计划编制、实施检查、改进和持续完善提供基础资料和科学依据。2促进 HSE 档案资料规范管理的几种途径2.1细分要素,逐级追究,完善档案体系建立容
4、易,实施难。体系发布后,看各级执行单位的档案资料是否完备就知晓体系执行情况了。因为基层单位习惯于旧有的管理方式,往往是不执行或是执行不到位。而HSE 体系的核心是程序文件的执行,大量的档案资料也由此产生。因此,管理好档案资料,也能较好地避免 HSE 管理体系制定与具体实施的脱节现象,它们是相辅相成的。所以强制执行程序文件是非常必要的,即要求所属各机关部门、基层单位细分出相关要素的内容,知道谁干什么,填写什么,归入档案些什么等等。为此,一些省石油分公司制定了HSE 责任事故及责任追究制暂行办法,追究各级 HSE 组织、领导者和执行者的责任,使之在日常生产、施工、改造、维修中自觉执行 HSE 管理
5、体系的要素内容,自觉填写记录,自觉归入档案。作为档案资料,也要求从档案资料的产生时开始,就是要素清晰,内容真实、准确、完善,职责明确的档案资料,为其今后的管理和使用打下扎实的基础。2.2做好培训,从具体档案管理人员入手做好“培训”是 HSE 管理体系建立与全面、正确实施的关键。做 HSE 工作的人都有同感,每个阶段的培训都很重要,如同盖楼房,一层没盖牢,就危及全楼的质量。因此,要高度重视每个环节的培训工作。在整个体系对外发布后,再次组织 HSE 体系具体操作人员也就是档案管理人员培训班,使他们明确 HSE 档案管理工作的重要性、具体职责及资料向谁催要、如何入档等等问题。既可以按HSE 程序文件
6、排序目录分列入档,也可以按油库检查评比标准的序列号分解入档。2.3分区摆放,遵循入门,做好文件目录与编号面对重多的档案资料,要查阅方便,首先可按 HSE 体系的十大要素或资料的种类划分为几个大的区域:即 HSE 组织、教育、检查、风险管理、设备管理、应急管理、变更管理等,根据自身情况设置,粗细皆可。总之,几大资料区域的设置要充分包含 HSE 体系所规定的要素内容,然后按内容做好标识将档案柜分列开来,以便档案遵循入门。优秀的档案室,应编制一份简明扼要的文件记录清单,详细列出该资料室所存放资料的名称及供其检索文件的编号。既便不查阅资料,也可通过文件记录清单,了解整个档案室的资料内容。关键是检索文件的编号要简洁易懂,便于文件建立和追溯。要专门制定HSE 编号管理办法,将油库、车队、加油站、安监科等基层单位、职能科室全部覆盖其中,确保了 HSE 文件的可追溯性。统一编号之后,可将文件编号打印在档案盒标签上,按区域、编号查阅非常方便。2.4定期督查,加大档案资料在考核评比中的权重HSE 管理体系执行中,日常收发存,销售环节中产生的各种记录清单要存至档案室,以备查。那么各级督查组和 HSE 办公室
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