1、主讲人：曹 莉 资料结算的咽喉项目经营全过程商务资料要点讲师介绍姓名：曹莉职位：业务经理单位：中建一局五公司擅长领域：商务管理学习目标1.夯实项目管理全过程成本资料、索赔资料。2.提升业主结算资料完备性，加快结算速率。课程大纲全过程商务资料一合同外索赔资料二一、全过程商务资料单元目录：全过程商务资料（一）商务过程资料分类基础文件类政府发文类发包人指令类监理函件类会签资料类123456内部管理类7影像资料（一）商务过程资料分类1、基础文件类资料。该类资料由相应部门留存原件，在项目竣工前1个月商务人员按照结算需求进行收集整理，资料责任人负责提供。明细如下表：（一）商务过程资料分类序号具体种类证明目
2、的管理要求资料责任人1前期项目审 批手续证明项目是否具备 开工条件项目部留存国有土地使用权证、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程施工许可证及图纸审查批准文件复印件并做好收发文记录，若发包人前期项目审批手续不全及时发文提出。项目总工2招投标文件(招标图纸、投标图纸、商务技术标投标文件）证明双方已经达成 一致的事项，是索赔程序、时限、事 项的依据，是索赔内容的权利基础保留原件（电子版资料需留存好传递痕迹）商务经理3合同及补充 协议4中标通知书5图纸（实际施工图纸、竣工图纸）1、主要包括图纸应发时间、图纸实发时间、图纸接收时间，通过时间节点的固定证明因图纸下发迟延导致的工期延误；2、留
3、存有效的竣工图纸1、规范收发文记录，确保时间准确、人员签收有效。项目总工2、最好以发文带附件形式收发图纸；若过程中连续接收多版图纸，与 发包人明确图纸内容，明确记载。3、竣工图纸发包人认可，盖章齐全，具有效力。（一）商务过程资料分类2、政府发文类。主要为工程签证、抢工、索赔提供佐证，商务人员需在结算书准备阶段收集，同时进行资料分析，从而筛选出可以作为有力合规的证据文件。明细如下表：（一）商务过程资料分类序号具体种类证明目的管理要求资料责任人1各类政策法 规、行政指令、主要证明停工起止时间记录文件编号商务经理 2红头文件等记录发文原地址（主要包括当地 建委网站、住建部网站、标办网站、政府官网），
4、若以公报、报纸形式 发文，注意留存原件。项目总工3气象资料主要证明是否达到合同约定的恶劣气候条件标准，进而确定工 期顺延起算点现场记录每日天气情况，制作晴雨表报监理及发包人确认，对达到合同约定的恶劣气候条件的情况应明文标注。项目副经理4联系当地气象部门，定期收集气象资料。项目书记（一）商务过程资料分类3、发包人指令。该类资料主要来源发包方，需要登记清楚资料时间，资料中签字人员要为有效人员。项目商务需在全周期内，跟踪该类资料，及时向资料责任人收集资料。要求项目建立传递机制，做好资料传递。（一）商务过程资料分类序号具体种类证明目的管理要求资料责任人1初步方案主要证明方案实际发 出时间与方案应发出
5、时间的时差1、对初步方案有异议，要及时发文 提出。项目副经理2、初步方案未及时发出时，应发函催促，并列明对我方的施工影响。项目总工2开工文件、变 更、工程指令 单、签证通知单 等主要作为工期顺延起 算点、合同价格调整 的依据1、根据发包人发文内容进行相关 工作后，应及时与发包人确认工作 成果及相关费用并形成书面资料。项目总工2、如对发包人发文存在异议应及时回复并留存发包人签收原件。3发包人审批意 见主要作为工期顺延起 算点、合同价格调整 的依据1、确保签字流程符合合同约定，如 时效、审批人等，确保审批人具有 合法有效授权。商务经理2、核对笔迹，确保是本人签署。3、若审批意见未能达到合同约定 的
6、生效条件时，如应盖章而未盖 章，应要求发包人盖章，如发包人拒绝盖章，可作为监理会议纪要、其他发文的附件辅助证明。4甲指函件证明甲指分包、分供业主方出具的甲指函件，确定具体的分包分供名录商务经理5甲指分包、分供承诺函主要为结算、付款做支撑，避免项目后期因款项其诉，导致我司被迫付款。承诺函表明该客商未甲方指定分包、分供，双方结算、付款均关联发包人，承诺不对承包人进行债权债务的主张商务经理6发包人与咨询单位合约证明相关资料避免在工程结算审核过程中，因业主频繁更换审计单位，造成结算周期长 询单位进行结算核对时，需向相关部门提交业主委托咨询单位审核工程结算的委托书或双方的咨询服务合同的扫锚件，同时流转至总部备案。商务经理（一）商务过程资料分类4、监理类函件。该类资料需做好收集分析，商务人员及时跟踪该类资料，定期向资料负责人收取资料，建立好台账。（一）商务过程资料分类序号具体种类证明目的管理要求资料责任人1整改通知单主要预防反索赔1、若对整改通知单内容存在异议，应及时发文明确责任划分。项目副经理2、整改完成后应及时进行书面确认。2监理审批意见主要作为工期顺延起算点、合同价格调整 的依据1、确保签字
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