管理体系文件编写培训.ppt

1、管理体系文件编写培训,安全资料网,部门：,汇报人：,文件的形成本身并不是目的，它应是一项增值的活动。,文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：,满足顾客和相关方要求和体系改进,提供适宜的培训,重复性和可追溯性,提供客观证据,评价管理体系的有效性和持续适宜性,1,2,3,4,5,文件的类型,承诺、方针和目标,1,管理手册,程序文件,程序文件,作业文件（制度、规范等）质量计划/项目CASE（应用于特定产品、项目或合同的文件 ）记录（完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件 ）其它文件,2,3,4,文件的数量,1,2,3,4,5,6,7,每个组织确定其所需文件的多少和详略程度及使用的媒体。这取决于

2、诸如下列因素:,组织的类型和规模、,过程的复杂性和相互作用、,风险的特性与复杂程度、,产品的复杂性、,顾客要求、,适用的法规要求、,经证实的人员能力以及满足管理体系要求所需证实的程度。,设计合理的文件结构,既要继承原有的有效管理制度，同时又要创新要符合标准要求的前提下，减少不必要的文件层次与数量，减少体系建立与运行过程中的累赘，力求文件简洁明了、内容精炼，实用性强，强调与实际工作的符合性和可操作性。提高工作和体系运行效率和有效性。,体系文件结构,两级管理体系结构模式,局级母体系,二级单位子体系,体系文件结构,体系文件结构形成的三角形结构形象地反映了系统文件结构的逻辑性和系统性。最上层是对企业宗

3、旨和方向的总体描述，中间是实施HSE管理体系所需的各职能部门相互关联的过程和活动，最下层是对执行过程的指导和证实性材料，是客观运行的基础，数量最多。上下位置表示内在联系及区别，其范围大小映射了文件多少的形象化比较。在实际体系建立与运行过程中，应对体系文件的这种层次结构加以充分认识和区别，以便加强对文件的控制。但体系文件的层次和数量的多少，可由企业根据实际的需要灵活掌握，自行确定。所以任何层次的文件都可进行纵向和横向的分开与合并。,管理手册是组织的政策性文件.描述组织管理体系的承诺、方针和目标。对组织 管理体系的核心要素及相互关系的全面描述，主要控制环节、控制程序。它是全部管理体系文件的“索引”

4、-查找途径.管理体系情况改变时，管理手册应及时调整，以确保体系的连续性对外介绍管理体系；,管理手册,程序文件,程序：为进行某些活动所规定的途径。程序文件是对那些产生(Q)HSE影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。更进一步具体明确了组织实施(Q)HSE管理工作的程序、方法和要求（但不涉及纯技术性的细节）每一个程序文件都应包含(Q)HSE管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相关要求的一组活动等。,程序文件,程序文件是组织的法规性文件，应有可操作性，要强制执行选择简洁、明了、最实际、最可行的方法；同时还要遵循5WIH原则

5、。程序文件至少应包括目的、职责、应完成的活动和验证的方法及有关记录，体现 PDCA的管理方法程序文件的数量、内容、格式由组织确定；程序文件要做到接口处理清楚，与接口有关的工作职责都应有明确的表述；各部门对接口的处理方法和相关职责应确认。,作业文件,作业文件是程序文件的支持性文件；为了指导各项活动，更具有可操作性，一个程序文件可能引出几个作业文件，能在程序文件中交待清楚的活动，就不要再编制作业文件；作业文件必须与所采用的程序文件相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不要脱离程序文件另搞一套作业文件；国家、行业、企业的技术标准，可单列目录。作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及

6、到的各职能部门的具体活动，亦应遵守5W1H原则。,采用系统方法进行要素整合,所谓系统方法是指达到所规定的系统目标而采取的方法，包括系统分析、系统工程和系统管理。即：系统地分析有关数据和资料，确立要达到的目标；通过系统策划或设计，确定应采取的措施和步骤以及资源，形成完整方案；实施中通过系统管理达到有效性和高效率。对管理体系而言，各标准要素是过程，也就是一组相互关联或相互作用的过程构成系统。,系统的特性,是指系统作为相互联系、相互作用的各要素和子系统构成的有机整体，在其存在方式、目标、功能等方面表现出来的整体统一性。,是指系统在其结构和运动方式上表现出来的秩序和规律。,相关性,有序性,系统是由相互关联、相互作用的要素或子系统组成的有机整体，不仅在系统内部相互依赖、相互制约，而且同外部环境也具有一定的联系和制约作用。,系统的特性,是指系统在外界环境的变动和内部结构不断变化的情况下，保持正常稳定运转，从而使原定目标不至于受到干扰和破坏的特性。即整个系统总是趋于某一个稳定状态。,系统在一定环境下都具有一定的目的，为了达到特定目的，系统都具有特定的功能。系统通常都是多目的性的，一个目的又可以用一个