公文写作知识(37页).ppt

1、公文写作知识,人力资源2009-2-20,第一部分 公文基础,公文基础知识,公文定义学校机关常用公文种类及适用范围行文中要注意的几个问题如何写好公文怎样写公文(重点),公文定义,广义角度说，为了工作需要而写作的各种文体都可以被称作公文。取狭义角度，大致分为两大块：中国共产党的公文 中国国家行政机关的公文及国家各部委机关的公文，其定义为：行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,常用公文种类,公文的适用范围,决定,1,适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,意见,2,适用于对重

2、要问题提出见解和处理办法。,通知,3,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,通报,4,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,公文的适用范围,报告,5,适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问、议案。,请示,6,适用于向上级机关请求指示、批准。,函,7,适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,会议纪要,8,适用于记载、传达会议情况和议定事项。,行文中要 的几个问题,注意,1.行文应当确有必要，注重效用。2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得

3、越级请示和报告。3.单位内设机构除办公室外不得对外正式行文。4.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。5.机关各部门行文，应由部门领导签署明确意见后，呈领导审批。6.“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关部门，需要同时送其他 机关部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级。7.“报告”不得夹带请示事项。8.公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。9.公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。10.“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。11.提取主题词。（工作大类 具体工作 文种）,如何写好公文,1、要有正确态度和奉

4、献精神。2、要较好地掌握党的方针政策和国家的法律法规，不断提高政治理论水平，注意学好上级文件，吃透上级精神。3、要熟悉情况，全面准确地掌握第一手材料。4、要研究和掌握公文写作的基本规律。学校机关公文的规律性、固定性很强，它与党委、政府办公厅（室）的公文相比，写作难度要小得多。5、要了解领导意图。领导意图必须不能与法律、政策相违背，领导意图排在法律、政策之后。（教代会例证）6、注意“悟”，道理是悟出来的，要把别人讲的道理变成自己的东西，听和看不可少，个人“悟”更重要。,怎样写公文,公文的写作要求主要如下：,导语要提笔入题,“头好半篇文”、“开门见山，起笔入题”，是公文开头的基本写法。由于公文的文

5、种、行文对象、所谈问题有所不同，公文导语的写法也有所不同。比较常用的有：,1,2,3,4,5,正文要主题突出,公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么文种的公文，从头至尾，通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由无关的，即使再“重要”也不能写。,1,2,3,4,5,表述要准确无误,在上行文中，向上级领导机关汇报情况，反映问题，请示工作，都必须真实、客观、全面，不可弄虚作假。在平行文中，与有关部门商洽工作，求得支持和帮助，需要真实、准确地通报情况，不允许相互欺瞒。在下行文中，上级向下级发出指示或批复，也要切合实际，不能盲目指挥。,1,2,3,4,5,传达党和国家的方针政策和有关规定不走样

6、；反映客观实际情况不片面；立场、态度、观点不含糊其辞；前后文不自相矛盾；语言合乎逻辑，不致产生歧意；引文与引文出处，具体数字、人名、地名、时间、地点不出现错误。,衡量表述准确的标准,篇章要条理清楚,条理清楚主要是指公文篇章结构严密，层次分明，逻辑性强。公文的结构形式比较常用的有四种：,1,2,3,4,5,一段式,通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。,分段式,大多数公文采用分段式结构。,分条式,一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。,章节式,一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。,结尾要当断即断,所谓当断即断，是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。,1,2,3,4,5,公文的语言与修辞,准确：是说公文在语言表达上完全符合客观实际，明确无误。简炼：严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可 的程度。严谨：所谓严谨，指的是态度严肃，交代清楚，行文自然，结构严密。生动：文艺作品的生动主要通过情节的发展、细节的渲染、场面的描写、人物心理的刻画来实现，而公文语言的生