EHS体系文件控制程序.docx

1、文件控制程序1 目的通过对管理体系运行的有关文件实施控制，确保相关场合所使用文件的适用性和有效性。2 适用范围本程序适用于与管理体系运行有关的文件的控制。3 职责3.1 办公室负责管理手册的编制工作。3.2 各相关部门负责与本部门有关的程序文件的编制。3.3 档案室负责文件的归档、借阅等管理工作。3.4 办公室负责管理体系文件、公司管理制度和适用的外来文件的控制和管理。3.5 技术研发部负责技术文件的收集、汇总和存档工作。3.6 各职能部门负责本部门与体系运行有关文件的控制和管理工作。4 工作程序4.1 文件的分类和编号4.1.1 文件的范围和分类管理体系文件：综合手册、程序文件、作业指导书及

2、记录表式等；公司管理类文件：包括技术标准、工艺规程（规范）及管理制度等文件；外来文件：法律、法规、标准及各种外来文件。4.1.2 文件的标识方法A、管理手册的标识HBG01-B-0其中：HBG 代表公司01代表第一层次文件（综合手册）B代表版本号0代表修订号B、程序文件代号HBG02-B-0其中：HBG 代表公司02代表第二层次文件（程序文件）B代表版本号0代表修订号C、规章制度代号XXX03-001-0其中：XXX 代表部门代号（注 1）03 代表第三层次文件001 代表序列号0代表修订号D、记录的标识XXX-XX其中：XXX 代表部门代号（注 1）XX 代表记录编号注 1：部门代号为：办公

3、室(包括信息中心、档案室)HBB；采购部 HBG；财务部 HBC；营销部HBX；设备科 HBS；计划科 HBD；技术科 HBJ；品管部 HBZ；研发部 HBY；投资发展部 HBE。4.2 文件的编制4.2.1 管理手册由管理者代表组织办公室进行编制。4.2.2 程序文件由各相关职能部门负责编制。4.2.2 技术性文件由技术研发部负责编制，如产品企业标准、检测规范、工艺规程、操作规程、作业指导书等。4.2.3 公司企业管理文件、规章制度等由办公室负责组织编制。4.2.4 其它文件如质量、生产、设备、计量、财务、贸易、能源、环保、安全、卫生等由各相关部门负责编制。4.2.5 文件的编制必须规范、适

4、用、完整和统一，并按 4.1.2 规定进行标识。4.2.6 文件编制后，应规定其版次、发布、实施日期等内容。4.3 文件的审核、批准4.3.1 管理手册由管理者代表审核，总经理批准。4.3.2 程序文件由办公室负责审核，由管理者代表批准。4.3.3 技术性文件由技术科负责人或专业技术人员进行审核，报技术研发部主管批准。4.3.4 设备管理类文件由设备科负责人审核，报制造部负责人批准。4.3.5 企业管理类文件由办公室审核，报总经理批准。4.3.6 其它文件经相关部门负责人会审后，由主管部门负责人批准。4.3.7 对直接应用于生产、检验的各类外部技术文件，要经技术研发部负责人批准。4.4 文件的

5、发放4.4.1 文件发放部门应对文件规定其控制性质（分“受控”和“非受控”两种状态），对受控文件发放前应加盖“受控”印章予以标识。4.4.2 受控文件发放时，由主管部门确定发放范围，办公室按规定范围进行发放，文件领用人应在文件发放、回收登记表上签收。4.4.3 当文件破损严重影响使用时，文件领用人应到文件主管部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，并要在原发放登记表上注明更换日期，有分发号的仍沿用原文件发放号，并将破损文件加盖“作废“章，按 4.9 执行。4.4.4 当文件使用人文件丢失后，应到文件主管部门申请领用手续，并在原发放登记表上注明丢失和补发日期。4.4.6 外来文件的发放参照上

6、述条款执行。4.5 文件的复印4.5.1 一般性及非保密性文件需复印时，由专人进行复印。对于保密性文件的复印，应由办公室负责人同意后方可复印。4.6 文件的管理4.6.1 各部门要对本部门内使用的文件加强管理，确保在现场使用的是相应文件的有效版本。档案室负责文件的归档管理工作，并要在档案资料移交清单上作好记录。4.6.2 受控文件由部门负责人、档案员或文件使用人妥善保管，确保文件保持清晰、易于识别，不得随意借阅和涂改。4.6.3 文件持有者因故调动工作时，由双方办理移交手续。4.6.4 公司员工需借阅文件时，需经档案管理员同意，并在借阅登记表上签字登记后即可借阅。4.6.5 对非公司员工需外借文件的，必须经办公室审定借阅内容、范围、时间，经批准同意后方可借阅。4.7 文件的评审4.7.1 对于在各种场合下，评审不合格项所采取纠正和预防措施，并审定是否需要修改文件，若需修改。按 4.8 执行。4.7.2 在管理体系的内部审核和管理评审中。若发现管理体系文件不适宜时应提出文件评审，若需修改，按 4.8 执行 4.8 文件的更改和换版4.8.1 发行的文件不适用时，由原文件编制部门提出申请，