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企业信息管理制度.doc

1、企业信息管理制度企业信息管理制度第一节总则一、为加强信息管理制度,加快公司信息化建设步伐,提高信息资源的运作成效,保证公司信息安全、结合公司具体情况,制定本信息管理制度。二、本信息管理制度中关于信息的定义:1、行政信息:公司系统内部目的为行政传达的一切文字资料、电子邮件、文件、传真。具体信息管理表现为上传下达、平级传送的行文管理、资料管理、档案管理。归属于日常行政管理。2、市场信息:公司业务销售的客户文件、来往传真、电话、客户档案;公司业务应用的电话记录、报价、合同、方案设计、投标书等原始资料、电子资料、文件、报告等。具体信息管理制度表现为客户沟通、文字记录、资料收集分析、业务文件编写等。归属

2、于业务经营管理。3、财务信息:财务信息是指以货币形式的数据资料为主,结合其他资料,用来表明企业资金运动的状况及其特征的经济信息。4、物流信息 :按信息产生和作用所涉及的不同功能领域分类,物流信息包括仓储信息、运输信息、加工信息、包装信息、装卸信息等。对于某个功能领域还可以进行进一步细化,例如,仓储信息分成入库信息、出库信息、库存信息、搬运信息等。三、信息管理制度工作必须在加强宏观控制和微观执行的基础上,严格执行保密纪律,以提高企业效益和管理效率,服务于企业总体的经营管理为宗旨。四、信息管理制度工作要贯彻“提高效率就是增加企业效益”的方针,细致到位,准确快速,在企业经营管理中降低信息传达的失误失

3、真延迟,有力辅助行政管理和经营决策的执行。六、公司已 NBS(ERP)系统为核心,各单独开发系统为辅助,组成公司整个信息网络。公司及全资下属公司、机构的信息工作,都必须执行本制度。第二节行政信息管理制度六、按照行政信息的定义,行政信息主要产生、传递、应用于公司行政活动中。七、行政信息管理制度主要依据公司下列规定进行:1、文件收发规定;2、文件、档案、资料的管理规定;3、公司电子印章、介绍信管理规定;4、保密制度。第三节市场信息管理制度八、依照市场信息的定义,市场信息主要产生、传达、应用在市场业务经营管理中。九、市场信息来源分类:业务(客户)信息、非业务市场信息。1、业务(客户)信息:客户购买公

4、司产品的电话、传真、函件、电子邮件;公司、客户之间业务沟通电话、传真、文件、函件、电子邮件;客户公司公开的资料;市场人员收集的客户秘密资料;市场人员传呈的报告、资料;针对客户的分析报告等。2、非业务市场信息:网络、报刊、杂志和各种信息渠道收集的行业性文章、资料;竞争对手资料、文件、报告;公开的技术性资料;外围媒体、机构传送到公司的电子邮件、函件、资料;公司内部业务分析文件、报告;其他与市场业务经营和管理有关的资料。十、营销管理人员主要负责以下业务信息工作:1、负责集团网站的建设、维护、更新和对外信息发布,并开展网络商务系列工作。2、负责业务(客户)信息的接受、整理、初步分析和传呈销售中心总监,

5、建立、保管客户档案并不断维护;3、协助各市场机构对业务信息的收集,督促各市场机构将业务信息及时、准确呈报到集团公司,整理、分析各市场机构业务信息形成客户分类档案,并及时将重要的信息管理制度报告给上级;4、监察、收集、整理竞争对手情报资料;收集、整理、分析行业性文章、资料;5、负责直接业务情报、业务信息的整理。6、上级安排的其他工作。第四节财务信息管理制度十一、财务管理信息化是一项系统化工程,财务会计部是实施财务信息化的主要部门,负责信息化的日常工作。十二、财务信息化管理中财务部需要完成的工作。1、 财务部负责财务电算化信息系统的运行与管理;2、 财务部进行电算化系统的日常维护工作,协助各企业管

6、理部操作人员建立账务和报表系统,协助总账增加或删除会计科目及辅助核算选项;十三、财务信息为公司核心机密信息,须严格按公司信息安全管理制度执行。第五节 物流信息管理制度十四、按照物流信息的定义,行政信息主要产生、传递、应用于公司库存管理活动中。十五、物流信息管理制度主要依据公司下列规定进行:1、 所有物资流动单据必须与实物一致;2、 物资流动信息必须即时跟新,发生物资流动时马上跟新物流信息;3、 每次盘点结束需要变更库存信息时,必须通过多方确认,明白物资差异原因之后才进行调整。第六节 信息安全管理制度十六、计算机安全管理和使用1. 计算机设计和操作人员(特别是营业方面)要注意计算机的安全设计和有关数据的安全使用和保护工作,不可违章改动或增删数据:2. 计算机的管理和使用单位要切实注意网上数据的安全,信息处负责网上数据的安全和维护,各使用单位要做好数据的安全使用工作:对于网上的营业数据,营业与财务部门应定期进行各种账目与银行实际数据的校对,发现问题应及时与信息处或计算机安全工作小组人员联系3. 各单位和有关部门计算机安全员应关注系统的工作是否正常,做好有关资料的收集整理和检查备份等工作,重

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