1、1特种载体档案管理制度特种载体档案管理制度1范围本制度规定了天然气热电联产工程特种载体档案管理程序，明确了特种载体档案的收集、整理、编制与归档的要求和办法。本制度适用于天然气热电联产工程的所有参建单位。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。中华人民共和国档案法照片档案管理规范GB/T11821-2002电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T17678.1-1999电子文件归档与管理规范GB/T18894-2002磁性载体档
2、案管理与保护规范DA/T 15-19953职责3.1建设单位负责编制特种载体档案编制办法；负责收集、整理、编制特种载体档案。3.2施工单位负责收集承建项目相关的特种载体档案，与工程竣工档案一起移交建设单位。3.3监理单位负责收集项目建设过程中监理活动相关的特种载体档案，与工程竣工档案一起移交建设单位。4管理内容和方法4.1照片档案管理办法4.1.1照片档案的收集4.1.1.1收集范围反映工程项目原貌，从奠基、开工典礼、工程建设施工过程（特别是隐蔽工程的施工过程）、竣工落成典礼、试生产等全过程建设活动的照片。上级领导视察、检查工程项目形成的照片。反映本项目主要职能活动、重要工作成果和历史面貌的照
3、片。本项目组织或参加的重要外事活动的照片。记录本项目重大事件、重大事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象影响工程的照片。其他具有保存价值的照片。4.1.1.2收集的照片反映主题要突出，同一主题、同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档，克服有片必档的现象。4.1.1.3对于用数码相机拍摄的照片，除把数码数据刻录到光盘上归档外，对照片应冲洗成纸质照片同时归档。24.1.2归档时间和要求4.1.2.1对具有归档价值的照片一般要求随时归档，摄影者或承办部门及时对照片进行收集、整理，并向档案室归档。对工程项目形成的照片，各参建单位可在工程项目竣工后集中向建设单位工程部档案室移交归档。4.1.2.2归
4、档要求：照片、底片、文字说明三部分齐全；底片与照片的影像应一致。数码照片底片以电子版刻光盘归档。说明应由照片的拍摄者撰写提供，说明内容应包括六要素：摄影时间、地点、照片反映的事由、背景、人物及摄影者姓名。4.1.3照片档案的整理4.1.3.1照片档案整理的原则：有利于保持照片档案的有机联系；有利于保管，有利于查找利用。照片档案的底片、照片应分开存放，其保管期限分为永久、长期、短期三种。4.1.3.2照片的分类应按保管期限-年度(或单位工程)-问题进行分类，分类方案应保持前后一致，不应随意变动。4.1.3.3照片档案在同一保管期限下可采用：年度+Z 一册号一张号，年度用四位阿拉伯数字表示，保管期
5、限可用 Y/C/D 对应永久、长期、短期表示。其中施工单位随竣工档案移交的照片可按如下编号：工程项目代号+单位工程编号+序号，如本期 1 号机第 8 个土建工程第 4 张照片：0101-804Z.008-004。4.1.3.4照片与文字说明一同整理和存放，一般应以照片的自然张为单元编写说明。一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明，其单张照片说明可以从简。单张照片为一个单元，其照片的说明可写在该照片的右侧、左侧或正下方书写。组合照片说明可放在第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。4.1.3.5对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序
6、排列，并在照片册中予以说明。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过 5cm。以竖直放置为宜。4.1.3.6单张照片说明说明应采用横写格式，分段书写。其格式如下：题 名：（简明概括、准确反映照片的基本内容）照片号：底片号：参见号：时 间：（照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日，如20080907）摄影者：（一般填写个人，必要时可加写单位）文字说明：（综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。）4.1.3.7大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。4.1.4底片的整理底片的编号：底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，与照片号一致，刻录成光盘保存，光盘内应有底片目录和册内备考表。4.1.5照片册、底片光盘的封面照片册的封面
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