档案管理办法.doc

1、档案管理办法档案管理办法第一章 总则第 1 条 为加强公司档案管理，保证档案管理的有效性、规范性，理顺工作程序，明确工作职责，使档案工作更好地为企业经营管理服务，特制订本办法。第 2 条 本办法适用于集团总部及区域公司档案管理工作，财务档案管理须参照财务有关制度实行。第 3 条 本办法所称档案是指集团各中心、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等都是企业档案的有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。公司全体员工有保护档案的义务。第 4 条 主要职责。1.集团行政管理中心：负责集团档案管理工作规划、计划及规章制

2、度的编制、实施工作；负责集团档案的收集、整理、归档、保管等管理工作。2.集团各中心：负责本中心档案的收集、整理、存档与借阅审批等工作；指导、督促、检查各区域公司对口业务部门的档案管理工作。3.区域公司：负责做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作；接受集团行政管理中心的统一指导与监督，并定期向行政管理中心汇报档案管理工作情况。第二章 管理体制第 5 条 公司档案管理工作坚持集中统一领导、分级保管的原则，进行网络化管理，即集团公司收文、发文及经营活动中形成的资料由集团公司档案室归档；区域公司的职能部门形成的文件材料按规定移交各区域公司档案室。第 6 条 集团行政管理中心设立档案室，负责公

3、司档案的集中统一管理，并对各中心/区域公司的档案工作进行指导、监督和检查。第 7 条 每个中心/区域公司指定专人（兼职）负责本中心/区域公司的资料的收集和整理，档案资料收集、整理的第一责任人为各中心/区域公司指定的档案负责人，第二责任人为中心/区域公司负责人。第 8 条 日常管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累、整理，并移交给行政管理中心档案管理员。第 9 条 集团行政管理中心档案管理具体职责。1.负责集团的档案管理工作，定期或不定期对档案管理情况进行检查，及时协调解决档案管理工作中的问题，确保集团档案管理相关制度的贯彻、执行和档案管理工作的有序开展。2.负责集团档案管理工作规划、计

4、划及规章制度的编制、实施工作。3.统一管理集团的档案资料，做好档案的收集、整理、立卷、归档、保管和开发利用工作。4.定期进行档案的检查核对工作，保证公司档案妥善管理、有序存放和档案的完整、安全。5.及时对超期保管的档案提出处理意见，做好档案的销毁工作。6.参与集团及区域公司企业产权变动档案的处置工作。7.及时总结档案管理工作情况，向集团汇报档案管理工作，提出档案管理工作的意见和建议。8.协调、监督、指导集团总部各中心、区域公司相关人员按照归档要求完成文件的整理和归档工作。9.组织对区域公司档案管理人员进行业务培训，负责对区域公司档案管理工作情况进行检查和考核。第 10 条 区域公司档案管理具体

5、职责。1.区域公司要指定专门的机构或档案管理工作人员，认真做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作，并对公司的档案管理工作进行监督和指导。2.区域公司所属项目工程项目竣工验收活动结束后，工程、技术部门将有关资料收集齐全，整理完善，及时呈报集团工程管理中心审核，并移交区域公司档案管理部门。3.区域公司应重视档案管理工作，建立健全科学的档案管理制度；为便于对档案的有效利用，应采用先进技术，配备必要的设备设施，从而实现档案管理的现代化，以防止档案破损、褪变、霉变、虫蛀和散失，确保档案的安全和完整。4.区域公司档案管理工作人员应积极参加集团组织的档案培训及其它有关档案管理工作的各项活动，并定期

6、向集团行政管理中心汇报档案管理工作情况。如档案管理工作人员发生变动时，应及时向集团汇报。第三章 文件材料的形成和归档第 11 条 档案的收集。档案资料是指过去和现在的公司各级部门、员工从事业务所形成的文件、会议资料、申报资料、经营业务合同、科技技术资料、会议审计资料等，形式可为光盘、照片、荣誉实物、证件等不同的载体。集团各中心、区域公司及其他下级单位应及时向集团行政管理中心移交有关档案资料。第 12 条 归档时间：1.党群工作、行政管理、劳动人事、生产经营管理等方面的文件材料（包括电子文件）在次年的 1 月份前归档。2.财务类档案五年一归，期间由财务管理中心负责档案管理。3.审计类档案，由审计部门整理成册（包括电子目录），次年 3 月底前归档。4.经营管理档案(包括电子文档)在次年的 1 月底前将应归档的文件材料整理成册向档案室归档。5.实物类证书如奖牌、奖状、证书、营业执照证件类都随时归档。6.载体类（报刊、照片、光碟），在次年的 1 月前将应归档的电子文稿统一整理打包向档案室移交归档。第 13 条 归档要求：1.归档的文件材料必须齐全完整，照片、录音、录像带、电子文档等必须同其详细