资料档案安全管理办法.docx

1、资料档案安全管理办法1、目的为了加强公司的档案管理和保密工作，更好地为公司的生产（工作）服务。2、适用范围适用于东莞厚街海清污水处理厂档案室内外各种资料、档案管理。3、职责3.1 行政部为公司档案管理的牵头部门。3.2 除设备、财务等专门档案由各相关部门管理，其余档案由资料档案室集中管理。4、工作程序4.1 凡是能反映公司主要职能活动，具有考查利用价值的文字、图表、声像等材料，均属归档范围。4.1.1 建厂时原始设计资料，各种招投标文件，各种普查、调查形成的文字材料。其它需要存档的文字材料。4.1.2 各部门如生产、行政、设施维修、合同、技术、保卫、设备、固定资产等管理中形成的各类原始材料。4

2、.1.3 部门制定的各类规章制度、总结、报告及需要归档的其它文件。4.1.4 会议记录、工作计划、总结、情况汇报，以公司名义签订的各类合同、协议。4.2 档案的收集、鉴定与整理4.2.1 档案管理部门除了通过正常渠道外，应经常向有关部门和个人收集文件资料。有关部门和个人应主动配合，定期检查应存档资料，主动向管理部门资料室移交，在外开会等带回的文件资料，应及时向行政部作收文登记，个人确需的，经批准可以复印留用。4.2.2 档案管理部门在收到有关归档资料后，应根据其内容，对其价值进行鉴定，确定是否存档。每年六月底前，各档案管理部门应完成上年归档资料的清理和归档工作。无归档和存查价值的文件资料，经过

3、技术人员鉴定和副总经理批准后可以定期销毁。凡应存档文件，应按内容进行分类、组卷、装订、编号上架，并编制检索工具，以便于查找利用。4.3 档案管理人员要求档案管理是一项保密性较强的工作，从事档案工作的专（兼）职人员，应热爱档案事业，不务名利，遵纪守法、严守秘密；工作作风严谨、一丝不苟。业务上应努力学习，具有一定深度和广度知识面，掌握一定的档案管理专门业务知识，熟悉公司所管档案的特定业务的基本特点和规律，能够处理档案管理中存在的问题，不断提高自己的工作水平。4.4 档案管理员岗位职责4.4.1 努力学习、宣传和执行档案法，遵守厂的各项规章制度，做好本职工作。4.4.2 认真按照公司档案综合管理办法

4、的要求，按时完成档案的收集、整理、组卷和编制检查等工作。质量符合档案管理标准要求。4.4.3 耐心细致地做好其它档案人员的档案立卷指导检查，为合法查阅利用档案者提供方便条件。发挥主观能动性，开展档案编研工作，提高自己的业务水平和服务水平。4.4.4 档案人员必须认真执行档案法、保密法，确保党和国家及本单位涉密工作的安全。加强对档案材料利用管理，凡属重大技改、科研成果、发明创造、经济数字、人事材料等档案，不得向外泄密。4.4.5 严禁非档案室人员进入档案室。本室人员进出时必须关锁好文柜、门窗，检查安全防盗设施，以防意外。4.4.6 严禁将档案机密材料带入公共娱乐场所、探亲访友；严禁丢失或泄密。如

5、发生失泄密事件，应立即向领导报告并采取补救措施。4.4.7 如有违反档案法和保密法造成损失的，视情节给予批评教育或追究相应责任。4.5 档案查阅制度4.5.1 档案的查阅。外单位凭证件，经领导批准，在指定的阅览室和规定的范围查阅。本单位员工查阅或复印按档案查阅制度办理。4.5.2 凡属本厂管理人员，原则上均可查阅与本职工作范围有关的档案。4.5.3 如需查阅非本职工作或非本部门范围档案和重要档案时，须报副总经理同意后才能查阅。4.5.4 查阅档案时，须填写登记簿，不得将档案带出室外查阅。如需抄录或复印，必须经副总经理批准。4.5.5 查阅者必须保护档案原貌，不得进行任何勾划、涂改、拆损，对确需

6、拆卷的档案，必须副总经理批准，由档案人员办理。4.5.6 严守档案秘密，不得将档案内容传与他人，否则发生后果者，根据情节给予处理。4.6 档案保管制度4.6.1 档案室是本厂机要重地，非本室管理人员严禁入内。4.6.2 每年组卷完成的档案，必须收集齐全，按时入库（柜）并作移交登记。4.6.3 库房应安装调温调湿设备，保持室内温度、湿度相对稳定（一般温度 14-24；湿度 45%-60%）。4.6.4 库房门窗应有防盗、防尘设施，并防止老鼠入侵，并设置窗帘、窗板等遮阳措施。4.6.5 档案柜、架应按规定整齐排列，并与墙壁保持适当距离。4.6.6 对所藏档案要定期检查，掌握保管情况，定期打扫，清理柜架，确保档案保存完好无缺。4.7 档案室防火安全制度4.7.1 人事档案、文书档案室、技术资料室、财务档案室都是重点防火部位。4.7.2 档案室必须经常保持清洁，室内不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蚀性的物品。4.7.3 档案室不准吸烟、动火、不准使用电炉，照明灯不得超过 60 瓦，下班或人不在时作到人走电断、灯灭。4.7.4 管理人员翻阅、装订档案时不得吸烟。4.7.5 闲散无关人员不得进入档